E-Mail-Antwort außerhalb des Büros

Der herkömmliche Auto-Responder für Abwesenheitsmitteilungen enthielt immer die folgenden Informationen...

• Wie lange die Person, der Sie eine E-Mail geschickt haben, abwesend sein wird, einschließlich der Daten
• Wann die Person, die Sie kontaktiert haben, auf Ihre E-Mail zurückkommt und antwortet
• Wenn die Person manchmal ihre E-Mails liest, während sie nicht im Büro ist
• Gegebenenfalls Angaben zu einer alternativen Kontaktperson

Hier sind einige Vorlagen, die Sie verwenden können, um eine perfekte englische Antwort zu verfassen....

Beispiel 1: Formaler Stil

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich derzeit nicht im Büro und werde erst am (ENDE DATUM) zurückkehren.

Wenn Sie während meiner Abwesenheit sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an (NAME DES KOLLEGEN) unter (TELEFONNUMMER) oder (EMAILADRESSE), der sich um Ihre Anfrage kümmern wird.

Andernfalls werde ich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich auf Ihre E-Mail antworten.

Mit freundlichen Grüßen,

Beispiel 2: Direkt auf den Punkt gebracht (einschließlich des Hinweises, dass Sie keine E-Mails beantworten)

Ich werde vom (DATUM BEGINN) bis zum (DATUM ENDE) nicht im Büro sein und keinen Zugriff auf meine E-Mails haben.

Wenn Ihre Nachricht dringend ist, wenden Sie sich bitte an (NAME DES KOLLEGEN) unter (TELEFONNUMMER) oder (EMAILADRESSE).

Beispiel 3: Geeignet für Verkaufs- oder Kundendienst-/Hilfsabteilungen

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht im Büro und werde erst am (DATUM) zurückkehren.

Ihr Anliegen ist uns wichtig, und ich werde Ihnen umgehend antworten, sobald ich wieder im Büro bin.

Beispiel für eine automatische E-Mail-Wiederholung bei internationaler Abwesenheit

Dies ist eine automatische Antwort, die ich von einem Freund erhalten habe, der in einem großen, wichtigen Unternehmen in Deutschland arbeitet, und die den von der Unternehmensleitung vorgegebenen Wortlaut enthält. Es gibt 2 Sätze (2. und 3.), die sich (für einen englischen Muttersprachler) etwas unnatürlich anhören, was auf die Einmischung des Deutschen zurückzuführen ist

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Derzeit kann ich Ihre Nachricht nicht sofort beantworten. Ich werde mich nach meiner Rückkehr am (DATUM) wieder bei Ihnen melden.

Da Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird, wenden Sie sich bitte in der Zwischenzeit an meinen Kollegen, (NAME), (TELEFONNUMMER), (EMAIL)

Mit freundlichen Grüßen,

Beispiel für eine E-Mail-Antwort bei Abwesenheit im Vereinigten Königreich

Dies sind aktuelle, echte Antworten, die ich von meinen Freunden erhalten habe, die in verschiedenen Unternehmen im Vereinigten Königreich arbeiten. Sie sind ziemlich direkt und sehr kurz, nicht wahr?

Ich denke, das liegt daran, dass es Abwesenheitsantworten schon seit langem gibt und jeder weiß, welche Botschaft sie enthalten. Wenn Sie also einen sehr kurzen Satz formulieren, verschwenden Sie nicht die wertvolle Geschäftszeit der anderen.

Beispiel 1

Ich bin bis (DATUM) nicht im Büro und werde mich so bald wie möglich bei Ihnen melden.

Muss wirklich noch etwas gesagt werden?

Beispiel 2

Ich bin jetzt nicht mehr im Büro und komme zurück (DATUM)

Für Rückfragen rufen Sie bitte (BÜRO-TELEFONNUMMER)

Dies ist möglicherweise besser als die erste Variante, da es einen alternativen Kontakt gibt, wenn die Angelegenheit wirklich dringend ist

Beispiel 3

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich werde am (DATUM) wieder an meinem Arbeitsplatz sein.

Mit dieser Person ist nicht zu spaßen. In dieser Nachricht wird nicht gesagt, dass Ihre E-Mail NICHT beantwortet wird. Wenn Sie also wirklich eine Antwort benötigen, suchen Sie sich aus eigenem Antrieb einen anderen Ansprechpartner. Mir gefällt diese Idee, denn wenn ein Stammkunde, Kunde oder Kollege an eine andere Person in Ihrem Unternehmen weitergeleitet wird, können Sie dann wirklich garantieren, dass er das gleiche Maß an Service/Intelligenz/Engagement/Höflichkeit/Wissen/Schnelligkeit erhält, das Sie bieten würden? Es gibt keine Garantie, nicht wahr? Vielleicht ist es für die betreffende Person also besser, zu warten, bis Sie zurückkehren.

Beispiel 4

Ich bin nicht im Büro, aber ich hole sporadisch E-Mails ab.

Danke.

Diese Nachricht gibt Ihnen die Hoffnung, dass Ihre E-Mail bearbeitet wird, wenn sie für wichtig genug gehalten wird, um eine Antwort zu verdienen. Dies könnte jedoch zu Problemen führen. Der Absender könnte glauben, dass seine E-Mail wichtig ist. Der Beantworter könnte denken, dass es sich nicht lohnt zu antworten, bis er zurückkommt. Verwirrung und Frustration können die Folge sein.

Beispiel 5 Deutscher Manager - Beispiel für eine einfache E-Mail-Antwort von außerhalb des Büros - Juni 2019

Ich bin bis zum 3. Juni 2019 nicht im Büro. Ich werde auf Ihre E-Mail antworten, wenn ich zurückkomme

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Diese Nachricht sowie alle Anhänge können vertraulich oder rechtlich geschützt sein. Sie ist nur für die genannte(n) Person(en) bestimmt, die die einzigen berechtigten Empfänger sind. Sollte diese Nachricht Sie irrtümlich erreicht haben, vernichten Sie sie bitte ohne Überprüfung und benachrichtigen Sie den Absender unverzüglich. Wir danken Ihnen für Ihre Hilfe.

Beispiel 6 - Schweizer Manager - Gutes Beispiel für eine Abwesenheits-E-Mail - Juli 2021

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht im Büro.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen ................ ( Kontakt-E-Mail ), meine Assistentin .................. ( Kontakt-E-Mail ). Bitte rufen Sie an (Büro Zürich): +41 xx xxx xx xx für eine schnelle Antwort in meiner Abwesenheit.

Mit freundlichen Grüßen,

xxxx xxxx

Beispiel 7 - Amerikanischer Manager - Beispiel für die Beantwortung einer E-Mail außerhalb des Büros - August 2021 

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis Freitag, den 20. nicht im Büro. Bitte akzeptieren Sie Verzögerungen bei meinen Antworten.

Herzliche Grüße,

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